Die neue Website: Web-Briefing für Kunden

Defizite bei den Funktionen, umständliche Navigation, schlechte Gestaltung, fehlende Suchmaschinenplatzierung, Deadlines verpasst: Agenturen liefern nicht immer das, was man sich erhofft. Also wo beginnen, damit man zum besseren Webdesigner kommt und die Website so gelingt, wie man sie sich vorstellt?

Mein Vorschlag aus Erkenntnis: Mit gezieltem Web Briefing lässt sich ein Webprojekt am nachhaltigsten aufgleisen. Missverständnisse und Zufälle werden ausgeräumt, hinzu kommt, dass das Web Briefing für den Auftraggeber zum beeinflussbarsten Erfolgsfaktor für das Webprojekt wird:

• Der Auftraggeber lenkt das Projekt in die richtige Richtung.
• Der Auftraggeber nimmt Einfluss auf die Umsetzung des Projekts.
• Die Agentur bekommt die Grundlage für eine spezifische Offerte.

Web Briefing?

Wie andere Begriffe im Umfeld des Projektmanagements schaffte es der Begriff "Briefing" nicht zu einer deutschen Bezeichnung. Briefing steht laut Wörterbuch für "Kurzanweisung". Bei Webprojekten ist das Briefing die Instruktion vom Kunden an die Agentur. Zum Vorgehen gibt es keine offiziellen Standards, dafür viele subjektive Anleitungen, diese inbegriffen. Ich habe mich im Web umgesehen und die besten, wenn erstaunt's, in Amerika gefunden. Dort wird für den Vorgang auch der Begriff "website creative brief" eingesetzt, was sich motivierender liest als "Lastenheft", von welchem ein IT-Projektmensch in der gleichen Situation sprechen würde.

Wie vorgehen?

Kommen wir zum Plan. Welcher Aufwand ist für die Erstellung des Web Briefings angebracht? Als Gradmesser gilt die Erwartung an die einzuholende Offerte: Je substanzieller die Offerte sein muss, um so gründlicher sollte das Web Briefing sein. Die Erstellung kann zwei, kann aber auch zwanzig Stunden beanspruchen.

Schritt 1: Überlegen Sie sich, was Sie brauchen

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Webdesigner machen, wägen Sie in Ruhe ab, in welchem Gesamtrahmen die Website steht. Nehmen Sie sich die Zeit bis Sie diese fünf Fragen präzise beantwortet haben:

• Was soll die Website für Sie erledigen?
• Wer wird sie nutzen?
• Was macht sie zum messbaren Erfolg?
• Welche Eigenschaften sind ein Muss?
• Welches sind Killerkriterien?

Anhand der Antworten formulieren dann Ihren Projektbeschrieb, nicht zu lang, nur das Wesentliche. Zum Schluss suchen Sie im Text nach Allgemeinplätzen, Phrasen, Worthülsen und streichen sie oder ersetzen sie durch persönliche Ausdrücke.

Schritt 2: Wählen Sie die Website-Features (Merkmale)

Das Projekt ist ausgelegt: Im zweiten Schritt geht es direkt zu den Details. Diese dürften im Allgemeinen klar sein, meistens hat man von Anfang an eine Vorstellung von der Website. Ist Ihre Liste komplett? Nehmen Sie zur Festlegung des Gesamtpakets den Webkalkulator-Fragebogen zu Hilfe. Das aus dessen Beantwortung resultierende Projektdatenblatt dient im nächsten Schritt der Formulierung der Anforderungen. Falls vorhanden ergänzen Sie das Projektdatenblatt mit dem Organigramm der Website.

Schritt 3: Beschreiben Sie die Anforderungen

Je nach Grösse des Projektes kommen schon mal 30 bis 50 Features zusammen. Das Projektdatenblatt fasst sie logisch zusammen und legt das formale Leistungsspektrum der Website offen. Die Beschreibung der Anforderungen, die in diesem Schritt ansteht, können Sie jetzt auf die Besonderheiten beschränken: Skizzieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien inhaltlich und nicht technisch, halten Sie sich am besten an die Vorlage des Projektdatenblattes. Die Features vor Augen erleichtern die Formulierung der Anweisungen.

Schritt 4: Setzen Sie die Rahmenbedingungen

Zum Schluss ergänzen Sie Ihre Unterlagen mit der Umschreibung der Website-Besucher, mit wichtigen Informationen zur Firma, mit Angaben zu Referenz-Webseiten und - sofern nötig - mit den terminlichen und finanziellen Einschränkungen.

Mit dem Projektbeschrieb, der Feature-Liste (Projektdatenblatt) ergänzt mit der Beschreibung der Website-Anforderungen, dem Website-Organigramm und den Rahmenbedingungen haben Sie das Web Briefing soweit vorbereitet, dass Sie Dritte effizient in das Projekt einweisen können. Ihr Kontrollpotenzial ist damit entscheidend gestiegen.

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